De adviesopdracht is bij analytische functies een belangrijk onderdeel van het assessment. Je krijgt een grote hoeveelheid informatie en moet aan de hand hiervan advies uitbrengen. Dit advies moet gebaseerd zijn op de feiten die het document bevat en de informatie die je mondeling krijgt van je tegenspeler (een acteur). Hetgeen waar je op beoordeelt wordt is hoe je met deze grote hoeveelheid informatie omgaat; welke stappen zet je om tot je advies te komen? De meeste adviesopdrachten bestaan uit een aantal fases:
- Het analytische deel. Het doornemen van de informatie, het probleem helder krijgen en het zoeken naar ontbrekende informatie. Probeer de casus te lezen alsof je het echt interessant vindt. Stel je bijvoorbeeld voor dat dit in je eigen dorp of stad speelt.
- De vragenfase. Dit is een gesprek met een acteur. Binnen een bepaalde tijd mag je de acteur zo veel vragen stellen als je wil om dichter tot de kern te komen. Start het gesprek wat algemener, en ga dan doorvragen naar details. Ook is het goed om wat steekwoorden te noteren tijdens het gesprek; hele zinnen kost veel tijd, en niet schrijven leidt tot te veel gedachten. Blijf gedurende het gesprek objectief.
- De conclusie. Na het gesprek krijg je de tijd om al je informatie te bundelen en op basis hiervan een advies te vormen. Breng structuur aan in je eindadvies. Het is goed om wat algemener te beginnen en vervolgens de details te bespreken.
- Het presenteren. Hier ga je je advies presenteren aan twee personen. Vaak is dit de acteur die u eerder heeft gezien in het gesprek en de adviseur die uw rapportage schrijft. Start de presentatie bij voorkeur met uw advies, en dan uw onderbouwing.
- De bevraging. In het laatste gedeelte krijgen de acteur en adviseur de tijd om jouw advies te bevragen. Waarom ben je tot dit advies gekomen? Hoe kwam je tot deze conclusie, en niet tot een andere? Besef dat de acteur en adviseur het je niet makkelijk zullen maken; dit is hun werk. Blijf rustig, schiet niet in de verdediging. Natuurlijk zijn er zaken die je over het hoofd hebt gezien, maar blijf je vasthouden aan alle zaken die jij wel hebt gezien, en die naar jouw mening nog steeds stevig genoeg zijn om je advies te onderbouwen.
Het analytische deel
Je wordt geconfronteerd met een nogal vage situatie. Een klant is ontevreden, maar uw werknemer zegt dat het allemaal wel in orde is. Wat is hier nu precies aan de hand? In de oefening heb je de kans om aan bijvoorbeeld de klant allemaal vragen te stellen. In deze fase moet je voor jezelf helder krijgen wat je nodig hebt om een goed advies uit te brengen. Ga bij jezelf na welke belangrijke informatie ontbreekt. Maak in deze fase ook een prioritering want je hebt een beperkte hoeveelheid tijd. Welke informatie heb je echt nodig om tot een advies te kunnen komen?
Tips voor het analytische deel
- Benader de casuïstiek vanuit je nieuwsgierigheid en zie het als een probleem dat je echt bezig houdt. Op die manier komen de vragen vanzelf. Bedenk dat je beter teveel vragen voorbereid kan hebben dan te weinig.
- Voor de mind mappers onder ons. Soms helpt het om verschillende onderdelen van een probleem te tekenen, zodat je bij elk onderdeel een aantal vragen kunt bedenken.
De vragenfase
In deze fase krijg je de mogelijkheid om uw vragen te stellen. De acteur/ adviseur die tegenover je zit kent de casus uit zijn/ haar hoofd. Als je de goede vragen stelt krijg je dus waardevolle informatie. Het beste is om deze fase op een feitelijke rationele manier te benaderen. Vergeet vergelijkbare probleemsituaties uit je eigen leven, dit zorgt meestal voor te snelle onterechte conclusies. Te snel iets voor waar aan nemen werkt niet in je voordeel, kritisch doorvragen wel.
Werk van globaal naar steeds specifieker. Hierdoor heb je minder kans dat je onvolledig bent maar ook dat je op een verkeerd spoor raakt. Wanneer je merkt dat de essentie van het probleem duidelijk wordt kan je vervolgens met doorvragen de diepte in gaan.
Tips voor de vragenfase
- Werk van globaal naar steeds specifieker. Door op de juiste manier vragen te stellen geeft je menselijke data bank al cues van de kern van het probleem.
- Werk met steekwoorden. Dit helpt om ruimte in je hoofd te houden voor de vragen en je hoeft niet alles te onthouden.
- Probeer zo objectief en feitelijk mogelijk te blijven, het gaat om de informatie die je uit deze fase onttrekt. Dit is allemaal munitie om je advies op te baseren. Als je te snel denkt dat je het wel weet, dan is de kans groot dat je met belangrijke informatie wordt geconfronteerd tijdens de laatste fase.
De conclusie
In zeer korte tijd kunt je nu je oplossing voor het probleem of je advies voorbereiden. Belangrijk is om dit in grote lijnen te doen. Tijd om in te gaan op veel details heb je vaak ook niet. Het systematisch werken en aantekeningen maken, helpt bij het gestructureerd opbouwen van je advies. Maak bijvoorbeeld een opzet met voors en tegens van je advies. Op deze manier geeft je een advies dat niet eenzijdig door jou verdedigt wordt, maar kan je ook mogelijke negatieve consequenties schetsen. Je scoort helemaal als je ook na hebt gedacht over dergelijke kritiekpunten ( want die komen altijd).
Tips voor de conclusie
- Breng structuur aan in je manier van werken. Dit helpt in deze fase omdat je zo snel de grote lijn eruit kan halen. Je hebt immers de belangrijkste informatie in handen (verkregen uit de vragenfase) en je hebt deze informatie genoteerd. Gebruik de steekwoorden goed!
- Bouw aan je advies als een huis. Het fundament bevat de belangrijkste punten en vervolgens werk je door naar boven tot je bij het dak bent aangekomen.
Het presenteren
Je krijgt de mogelijkheid om je advies te presenteren. Aangezien dit een fact finding onderdeel is, zal veel aandacht gaan naar de feitelijke juistheid van je advies. Maar vergeet niet dat hoe je presenteert belangrijker is dan je misschien denkt. maar hoe u presenteert is belangrijker dan u misschien denkt. Bekijk dus ook het onderdeel presenteren goed. Voor nu gaat het om het gestructureerd brengen van je advies
Wees to the point en helder. Teveel details om de tijd te vullen verzwakken je boodschap. Breng je advies met overtuiging. Je hebt immers de juiste informatie boven tafel gekregen. Twijfel daar in elk geval niet teveel aan als je moet presenteren want de kans is groot dat je die twijfel dan ook uitstraalt.
Tips voor het presenteren
- Open het liefst met je advies en kom vervolgens met je onderbouwing.
- Verwacht niet van jezelf dat je advies prefect is maar vertrouw op je advies zonder het arrogant te brengen. Er is altijd informatie die je niet hebt uit gevraagd.
De bevraging
Helaas voor jou, maar vaak wordt de oplossing die je aandraagt of het advies dat je geeft, kritisch ontvangen. Waarom? Omdat ze willen weten in hoeverre je in staat bent om je oplossing te verdedigen en om te gaan met weerstand. Zie het als een inhoudelijk spel zonder werkelijk beledigd of offensief te worden. Ga constructief om met de weerstand want ook hier kan je je creativiteit nog kwijt. Buig je bij de minste weerstand of blijf je bij je advies? Bedenk dat de manier waarop je tot een oplossing bent gekomen eigenlijk het belangrijkst is. Dus als je van jezelf weet dat je in een nieuwe situatie nogal onzeker kan zijn, besef dan dat ook deze weerstand bij de opdracht hoort. Meteen meegaan met de kritiek van je tegenspelers en afstand nemen van je eigen advies maakt dat je niet scoort op zaken als standvastigheid, stevigheid etc.
Tips voor de bevraging
- Blijf rustig bij tegendruk. Je wist dat dit zou komen. Defensief of offensief reageren komt niet sterk over. Hou het zakelijk en bij de door jou bekende feiten.
- Herhaal op een rustige manier de fundamenten die je advies bepalen. Deze zijn namelijk nog steeds geldig, al kan een tegenspeler nu doen alsof dat niet zo is.
