Productiviteit is te leren
In de blog ‘Productief werken: 5 stoorzenders die het lastig maken’ ontdek je 5 stoorzenders die het je knap lastig kunnen maken om productief te werken. In deze blog lees je hoe je die stoorzenders effectief kunt bestrijden.
Weten hoe het komt dat je niet zo productief bent als je zou willen is een belangrijke eerste stap. Vervolgens wil je dan natuurlijk ook weten wat je eraan kunt doen.
Hieronder vind je voor elke stoorzender een eigen aanpak.
1 Tegen de afleiding: wees de baas over jouw tijd
Leg je telefoon weg
Steeds op je telefoon kijken is tijdverspilling. En het ergste is: je doet het helemaal zelf. Wees je ervan bewust hoe storend dit is en leg je telefoon weg. Zover weg dat je op moet staan om deze te pakken. Vind je dat toch te onhandig, gooi dan een paar apps van je telefoon die je makkelijk afleiden. Of verstop ze in een mapje dat je niet meteen ziet als je je telefoon pakt.
Baken je grenzen af
Wees assertief naar je collega’s. Er zit niks anders op, hoe lastig je dit misschien ook vindt. Vertel ze als het niet uitkomt wanneer ze komen buurten. Of zeg na 10 minuten dat je echt weer aan het werk wilt. Het goede nieuws is: na een tijdje weten ze wel dat jij het vervelend vindt om een half uur over de kat van de buren te kletsen. Dan beginnen ze er niet meer aan. En tegen herrie in de kantoortuin (daar heeft iedereen last van) kan een noise canceling koptelefoon en het luisteren naar je eigen muziek helpen.
Laat werk en privé door elkaar lopen
Thuiswerken zonder afgeleid te worden door privézaken is echt wel mogelijk. Er is niks mis mee om tussen je werk door de was op te ruimen. Af en toe een pauze nemen van je werk en even iets heel anders doen helpt je brein namelijk om alles te verwerken. Na zo’n korte pauze kun je weer opgefrist aan het werk. Maak je werkdag gewoon een uurtje langer om te compenseren voor de privéklusjes die je hebt gedaan. Als je thuiswerkt heb je geen reistijd dus die kun je hier mooi voor gebruiken.
2 Tegen het uitstellen: eat that frog
Begin met het lastigste
Zoek uit waar je precies tegenop ziet en steeds wilt uitstellen. Doe die klus ’s morgens als allereerste. Of als je geen ochtendmens bent en langzaam opstart, doe het dan als eerste grote klus van de dag. Als je zo’n klus naar de middag doorschuift weet je zeker dat je het niet gaat doen.
Beloon jezelf
Is de klus af, geef jezelf dan een mooie beloning. Neem bijvoorbeeld de tijd voor een goeie kop koffie of maak een ommetje om je hoofd leeg te maken. Sta ook bewust stil bij het voldane gevoel dat je hebt omdat je deze klus nu echt hebt opgepakt. Neem dat gevoel mee in de rest van de dag. Hopelijk is deze beloning zó groot dat je je volgende minder leuke klussen steeds sneller oppakt.
3 Tegen niet weten wat je doelen en prioriteiten zijn: maak een planning.
Bekijk de grote lijn
Een goede beslissing maken over je doelen en prioriteiten kun je alleen als je even afstand neemt van je werk en met een helikopterview naar je takenlijst kijkt.
Dit kun je doen door maand- en weekplanningen te maken. Dan ga je vanzelf de grote lijnen bekijken: welke grote klussen en deadlines heb je deze maand? Wat mag absoluut niet uitlopen en waar heb je ruimte? Wat gaat je makkelijk af en wat loopt misschien wel uit? Wat levert de grootste problemen op bij vertraging? Hoeveel tijd kost alles?
Plan de details dankzij de grote lijn
Als je dat weet kun je vrij makkelijk per maand je doelen en planning opschrijven. Op basis van je maandplanning kun je dan een weekplanning maken. Heb je dit eenmaal helder, dan vertelt je weekplanning je elke dag vrij duidelijk wat je die dag moet doen. Ook helpt het om de avond ervoor of ’s morgens een dagindeling te maken. Zo kun je gedurende de dag makkelijk monitoren of je nog op schema loopt.
Geef het de tijd
Gun jezelf de tijd om hier bedreven in te worden. In het begin kost het vooral extra tijd en zul je je regelmatig niet aan je planning houden. Na een tijdje wordt het gewoonte en gaat het steeds beter.
En onthoud dat een planning geen gevangenisregime is. Natuurlijk moet je je deadlines halen, maar als je elke dag de juiste dingen doet en niet bang bent om prioriteiten bij te stellen, zul je zelden voor onaangename verrassingen komen te staan.
4 Tegen multitasken: doe altijd maar 1 ding tegelijk.
Werk met volle aandacht
Eén ding tegelijk doen betekent dat je het met volle aandacht doet. Dat komt de snelheid en kwaliteit van je werk ten goede. De verleiding om te multitasken is groot dus dat heb je niet zomaar afgeleerd.
Hou vol
Elke keer als je merkt dat je toch weer meerdere dingen tegelijk aan het doen bent, stop dan met wat je niet van plan was om te doen en focus je weer op je echte werk. Schrijf desnoods even op wat je wilde doen. Dan is het uit je hoofd en leidt het je niet meer af. Op een later moment kun je bekijken wat je hebt opgeschreven en beslissen wanneer je die dingen wèl gaat doen.
Spreek met jezelf af dat je je werk met aandacht wilt doen en evalueer aan het eind van de dag hoe het ging. Ook dit is een kwestie van oefenen en volhouden. Als je het wilt en het elke dag weer je doel is, wordt het na verloop van tijd een gewoonte.
5 Tegen inefficiëntie: werk niet harder maar slimmer.
Moet ik dit nu doen?
Er is een handig ezelsbruggetje om te bepalen of je iets moet doen en dat is de zin ‘moet ik dit nu doen?’ Stel deze vraag 5x aan jezelf en leg dan steeds de klemtoon op een ander woord.
Moet ik dit nu doen? Móet het echt of vind ik het vooral leuk om te doen?
Moet ik dit nu doen? Moet ík het doen of is het logischer dat iemand anders het oppakt?
Moet ik dit nu doen? Wát moet ik precies gaan doen?
Moet ik dit nu doen? Moet het per se nú of kan het wachten?
Moet ik dit nu doen? Is het iets wat ik moet oppakken of is het alleen maar ter informatie?
Als je dit toepast op de dingen die op je afkomen, heb je een je goed hulpmiddel om je werk slimmer aan te pakken en te prioriteren.
Gebruik slimme tools
To Do lijsten
Onderzoek ook of er tools zijn die je leven makkelijker maken. Heb jij bijvoorbeeld al je to do’s in je hoofd zitten? Dan gebruik je een deel van je brein voor dingen waar je het niet voor zou moeten gebruiken. Je hersenen zijn er om problemen op te lossen en creatieve dingen te bedenken. Niet om een lijstje feiten te onthouden. Gebruik een slimme tool om je taken bij te houden, bijvoorbeeld rememberthemilk, todoist, of een van de vele andere tools die je online kunt vinden.
Tools voor online samenwerken
Werk jij veel in teamverband samen aan documenten en mailen jullie alle aangepaste versies naar elkaar met het hele team in cc? Dat kan veel handiger. Werk met documenten in de cloud, zoals Google docs en Google spreadsheets en informeer elkaar via tools zoals Basecamp of Asana. E-mails zijn tijdslurpers en het gaat gegarandeerd een keer gebeuren dat je in de verkeerde versie van een document zit te werken.
Ga timeboxen
Is jouw probleem vooral dat je eindeloos veel tijd in bepaalde taken stopt? Timeboxing is een eenvoudig maar effectief middel om dit te beperken. Met timeboxing reserveer je voor jezelf een tijdsblok waarin je je taak af wilt hebben. Maak een goede inschatting hoeveel tijd je nodig hebt, zet de wekker en spreek met jezelf af dat je het af hebt als de wekker gaat. Omdat het soms lastig is om in te schatten hoeveel tijd iets kost kun je het ook in 2 blokken splitsen: de eerste timebox voor een conceptversie, de 2e timebox om het af te ronden. Zo hou je op een slimme manier controle over de tijd die je ergens aan besteedt.
Houd de zaag scherp èn ga hakken
De 7e eigenschap die Stephen Covey heeft omschreven is ‘houd de zaag scherp’. Dit verwijst naar het verhaal van de houthakker die zich met een botte zaag in het zweet werkt om een boom om te hakken. Hij heeft geen tijd om die zaag aan te scherpen, de boom moet zo snel mogelijk om!
Productiviteit heeft namelijk alles te maken met de juiste balans tussen hakken en aanscherpen. Als je je de hele dag op een onhandige manier in het zweet werkt bereik je minder dan wanneer je regelmatig checkt of de zaag een aanscherpbeurt nodig heeft.
Andersom zijn er ook mensen die de hele dag de zaag aan het aanscherpen zijn. Als je niet tot actie durft over te gaan omdat je bang bent dat je voorbereiding nog onvoldoende is, zul je aan het eind van een werkdag weinig taken van je to-do-lijst kunnen afvinken.
