Productiviteit willen we allemaal
Lekker geconcentreerd en effectief werken. Elke werkdag. Wie wil dat nou niet?
Toch lukt het niet iedereen en zeker niet altijd. Veel mensen vragen zich regelmatig af hoe ze productiever kunnen werken. Zeker nu onze manier van werken door de coronacrisis zo is veranderd, kan het een uitdaging zijn om productief te zijn.
Hieronder vind je 5 belangrijke stoorzenders die met het grootste gemak een productieve dag in de soep laten lopen.
1 Je laat je afleiden door onbelangrijke dingen
Je telefoon is interessanter
Je telefoon en social media zijn waarschijnlijk de grootste boosdoeners. De neiging om steeds op je telefoon te kijken is biologisch bepaald. Onze hersenen houden van ‘beloningen’: zou er nog een berichtje zijn? Is er nog nieuws? Juist de onvoorspelbaarheid ervan houdt ons gevangen. En dat maakt het extra moeilijk om de aantrekkingskracht van je telefoon te verminderen.
Herrie in de kantoortuin
Op kantoor word je wellicht vaak afgeleid door collega’s die binnenlopen voor een praatje of rammelende telefoons in je kantoortuin.
Volle wasmanden
Thuis gefocust werken kan hiervoor een oplossing zijn maar heeft weer z’n eigen uitdagingen als er steeds privédingen zijn die je aandacht vragen: uitpuilende wasmanden of stapels onverwerkte post.
2 Je bent aan het uitstellen omdat je opziet tegen een lastige klus
Logisch dat je niet zoveel zin hebt in vervelende dingen. Maar het moet toch gebeuren en daardoor blijft het steeds in je hoofd hangen. Zo blijf je de hele tijd dat nare gevoel erover houden. Dat kost energie en aandacht waardoor je datgene wat je wèl aan het doen bent niet goed kunt doen.
Hoe langer je die lastige klus voor je uit schuift, hoe langer je de gedachte eraan moet onderdrukken en niet volledig gefocust kunt werken.
3 Je weet ’s morgens niet wat je doelen en prioriteiten zijn
Steeds bedenken wat je gaat doen
Als je niet goed duidelijk hebt wat je wanneer moet doen, moet je de daar de hele dag ad hoc besluiten over nemen. Aan het eind van de dag heb je een onbevredigend gevoel omdat je keihard hebt gewerkt maar er nog steeds belangrijke dingen niet af zijn. In de waan van de dag kun je namelijk niet goed beslissen wat belangrijk is. Als je bedenkt wat er moet gebeuren lijkt alles belangrijk. Dus wat kies je dan?
Steeds van gedachten veranderen
Als je erg druk bent bestaat er ook nog eens de kans dat je je besluiten steeds heroverweegt. Ben je net aan klus A begonnen omdat die belangrijk leek, dan bedenk je ineens dat klus B eigenlijk belangrijker is. En voor je het weet doe je toch klus C omdat het je ineens te binnen schoot dat je die morgen af moet hebben.
4 Je bent aan het multitasken
Multitasken lijkt geweldig. Als je 3 dingen tegelijk doet zal het ook allemaal wel 3x sneller gaan, of in elk geval 2x sneller. Niets is minder waar: het gaat juist langzamer. Dat komt omdat je hersenen constant moeten switchen tussen taken. En dat kost tijd. Het kost steeds ongeveer 10 minuten om weer gefocused te zijn. Dus bij elke switch verlies je tijd.
Het is ook wel logisch dat de kwaliteit van je werk er onder lijdt als je iets met halve aandacht doet.
Het verhaal dat vrouwen goed kunnen multitasken is echt een fabeltje. Ook vrouwen kunnen het niet.
5 Je doet je werk niet efficiënt
Productiviteit gaat niet zozeer over wat je investeert maar over wat het oplevert. Je kunt 50-60 uur in de week werken en nog achter de feiten aanhollen. Als dat zo is ben je niet efficiënt bezig.
Je doet teveel
Dat kan komen omdat je dingen doet die je niet zou moeten doen. Je bakent niet goed af wat jouw aandeel is en waar je anderen op mag aanspreken. Misschien voel je je té verantwoordelijk. Of je denkt dat jij de enige bent die iets kan oplossen.
Het kost je teveel tijd
Het kan ook zijn dat je dingen op een tijdrovende manier doet omdat je niet de juiste tools gebruikt. Je doet bijvoorbeeld dingen handmatig die automatisch kunnen. Of je maakt dingen te mooi terwijl een simpele versie al voldoet.
Je gaat te lang door
Soms ben je niet efficiënt omdat je teveel tijd in je werk stopt. Meer tijd ergens aan besteden betekent niet altijd dat het beter wordt. Het Pareto-principe zegt dat 80% van het werk je 20% van de tijd kost. Dat betekent dat als je na een halve dag iets hebt gemaakt wat een 8 waard is, het nog 2 hele dagen kost om er een 10 van te maken.
Breng je stoorzenders om zeep
Al lezend heb je voor jezelf waarschijnlijk bepaald waar jij het meeste last van hebt als het gaat om productief zijn. Of misschien heb je geconcludeerd dat alle 5 de stoorzenders je flink in de weg zitten.
In de blog ‘Productief werken: 5 tactieken waarmee het wèl lukt’ lees je voor elke stoorzender wat je ertegen kunt doen.
